企业在每年缴纳稅款时或者之后，都要报给加州州务卿办公室（California Secretary of State）一份企业信息声明（statement of information）。南加州居民王小姐日前在公司邮箱收到一封催缴要报企业信息声明的信件，信封上盖有貌似州政府的印章，内部有跟州政府印发一模一样的表格。然而当她咨询会计师时，却发现这根本不是州政府寄出的信件。
王小姐说在公司邮箱拿到信时并没有注意信封，打开信之后看来是正常的企业信息声明表格，信件中还特別注明公司全称但是警告并威胁说，根据加州某法律code，没有即时提交信息会罚款250元。
然而让王小姐起疑的是除了要提供企业的基本信息，还要填写电子邮件和电话号码，包括公司老板的个人信息。此外信件落款是缩写为CPS的机构，没有全称。信件寄出的地址邮编不是沙加缅度（Sacramento）「9」开头的，而是33912。经查证此邮编地址在佛罗里达州。
此外企业提交信息声明表格只需缴纳20至25元，但她收到的信却要求支付120元，包括州政府和CPS（第三方机构）的费用。
王小姐表示由于信封上印有老鹰标示的印章，她的第一反应是政府来信。然而因提到稅款事情，令她变得非常谨慎小心，因为之前公司有过一次因为忽略企业信息声明信件被罚款事件。坦言当时收到信时还以为加州政府又有什么新的法律变更不敢怠慢。於是打电话给公司的会计师咨询，并把信件扫描传给会计师。
会计师在看过之后便说这并不是州务卿办公室寄出的信件而是广告。再说公司早在今年报稅时就已经提交了企业信息声明表格。王小姐再次拿出信封来看，才发现一行小字「这不是一封政府文件。」
王小姐顿时觉得很可怕，因为她不敢相信一份广告信件可以包装得那么像政府信件。她说她多少懂一些报稅事项，都差点信以为 真，换作是其他公司，看到这样的信件很容易就上当。企业信息声明表格包含很多企业机密信息，一旦洩漏，后果不堪设想。南加州有很多华人开设公司，一定要小心这类包装得很像政府的信件但却具欺骗性。
会计师李崇正说企业信息声明信是企业需要报给州务卿办公室的。像王小姐收到的信件是属于广告类信件，是第三方机构想要伪装成政府信件获得业务，也不算犯法。他说以后遇到这种信直接忽略就好了。
事实上这类误导性的信件已经屡见不鲜，为了防止民众上当，加州2012年通过新法要求每页纸上都要标注信件与政府部门无关，且不能署名为任何政府部门名称。此外罚款也从1000元上升至2500元。
州务卿办公室鼓励民众若收到这类信件后，举报给加州检察长办公室。具体办法是将信件以及投诉说明（written complaint）一起寄给州检察长办公室的Public Inquiry Unit，地址PO Box 944255， Sacramento， California 94244-2550。
